Rekrytoinnin rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ


YIT Oyj
Panuntie 11
00620 Helsinki
puh. +350 20 433 111


Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka YIT käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin suorittamiseksi. Henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen, lakien ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla.


2. YHTEYSTIEDOT

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:
Kaikki yhteydenotot voi laittaa sähköpostilla osoitteeseen privacy@yit.fi tai täyttämällä tämän lomakkeen.

Tarmo Nikkilä
tarmo.nikkila@yit.fi
+358 40 821 1214


Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Ella Maisonlahti
ella.maisonlahti@yit.fi 
+358 50 301 3067


3. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA KÄSITTELIJÄT

Henkilötietoja käsittelevät rekrytointiprosessiin osallistuvat HR:n edustajat sekä rekrytoivat esimiehet. Joissain tilanteissa työnhakijan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten rekrytointikonsulteille tai rekrytointiyrityksille, joita käytetään rekrytointiprosessissa. Näissä tilanteissa YIT käyttää sopimuksia varmistaakseen, että henkilötietoja käytetään vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat yhdenmukaisia tämän tietosuojaselosteen, lakien ja GDPR:n kanssa.

Rekisterin tekninen alusta on SmartRecruiters. Palveluntarjoaja on SmartRecruiters, jonka pääkonttori sijaitsee Yhdysvalloissa. YIT:n dataa käsitellään SmartRecruitersin EU:ssa ja Yhdysvalloissa sijaitsevissa palvelinkeskuksissa. Palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.


4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan (rekisteröity) suostumukselle. Joissain tilanteissa käsittely voi myös olla tarpeen YIT:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään YIT:n rekrytointiprosessien toteuttamiseksi ja työnhakijoiden henkilötietojen säilyttämiseksi myöhempiä rekrytointitarkoituksia varten. Edellä mainittu pitää sisällään yhteydenpidon työnhakijoiden kanssa, kuten rekrytointiaiheisen sähköpostilistan, ja muita rekrytointiin liittyviä toimenpiteitä.

Henkilötietoja käsitellään vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Jos työnhakija ei halua luovuttaa henkilötietojaan YIT:lle, häntä ei välttämättä voida huomioida rekrytointiprosessissa.


5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

YIT käsittelee seuraavia työnhakijan yhteys- ja henkilötietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessin suorittamiseksi:

  • nimi,
  • syntymäaika,
  • yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero),
  • työkokemus ja muu kokemus,
  • koulutus,
    • kuvaus osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään, sekä palkkatoive;
    • suosittelukirje tai suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot;
    • muu vapaamuotoinen informaatio,työnhakijan oma-aloitteisesti toimittamana:
  • mahdolliset rekrytointiin osallistuneiden kirjoittamat tiivistelmät työnhakijasta sekä tiivistelmät suosittelijoiden mielipiteistä 
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään rekrytointiprosessin aikana. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten rekrytointiin osallistuneilta rekrytointikonsulteilta ja rekrytointiyrityksiltä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös suosittelijoilta, joiden yhteystiedot työnhakija on oma-aloitteisesti toimittanut.


7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

YIT käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Kun rekrytointiprosessi on viety loppuun, henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeen YIT:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, mutta ei kuitenkaan pidempään kuin kaksi vuotta.

Jos työnhakija valitaan tehtävään, YIT siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt henkilötiedot YIT:n henkilöstörekisteriin.

Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidempään, jos se on tarpeen YIT:n laissa, asetuksissa tai muissa viranomaislähteissä asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Palveluntarjoaja vastaa (SmartRecruiters) henkilötietojen teknisestä suojauksesta.


8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja oikeus pyytää pääsy häntä koskeviin tietoihin.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus:

  • peruuttaa suostumus;
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisua;
  • pyytää henkilötietojen poistamista;
  • pyytää henkilötietojen siirtoa järjestelmästä toiseen;
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Työhakemuksen jättämisen jälkeen työnhakijalle muodostuu SmartProfile-profiili Candidate Portaliin. Jos kyseessä on sisäinen hakija (YIT:n työntekijä), muodostuu hakijalle sisäisen hakijan profiili, kun hakemus on jätetty Employee Portalin kautta.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan kirjautumalla Candidate Portaliin tai sisäisen hakijan ollessa ky-seessä, Employee Portaliin. Candidate Portalissa tai Employee Portalissa rekisteröity voi esimerkiksi poistaa tai täydentää virheellisiä tai puutteellisia tietojaan.

Siltä osin, kun edellä mainittuja oikeuksia ei voi toteuttaa Candidate Portalissa tai Employee Portalissa, tulee tehdä yhteydenotto 2 kohdassa kerrotulla tavalla.


9. TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN (EU) TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE (ETA)

Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelemistä alihankkijoille, joista osa sijaitsee myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos palvelujen toteuttaminen tapahtuu EU:n tai ETA:n ulkopuolella tai jos henkilötietoja muuten käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, rekisterinpitäjä varmistaa sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-säännösten mukaisesti.

Kun henkilötietoja on tarpeen siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että Euroopan komissio on tehnyt päätöksen kolmannen maan riittävästä tietosuojan tasosta tai että komission hyväksymiä vakiolausekkeita käytetään.


10. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.